Kysyntä kirjaamistiedolle käy kuumana
Opettajat ovat kautta aikojen kirjanneet asioita muistiin, mutta lain säätelemät kirjaamistehtävät ovat lisääntyneet viime vuosikymmeninä.
Lisäys ei ole sujunut kivuttomasti. Pedagogiset asiakirjat vievät opettajilta paljon työaikaa, ja monista tuntuu, että kirjaaminen on pois opetuksesta.
Neljä tutkijaa julkaisi syksyllä 2023 kirjan Hyvä pedagoginen kirjaaminen, jonka ensimmäinen painos vietiin kustantajan käsistä.
– Pedagoginen kirjaaminen kuuluu yhä enemmän opettajan työhön, mutta kyllähän se on haastavaa, kun se tulee osaksi muutenkin työntäyteistä arkea, pohtii syitä kirjan kovaan kysyntään akatemiatutkija Noora Heiskanen, yksi kirjoittajista.
Varhaiskasvatuksessa on vuodesta 2015 alkaen laadittu jokaiselle lapselle henkilökohtainen varhaiskasvatussuunnitelma vasu. Perusopetuksessa taas on vuodesta 2010 ollut käytössä kolmiportaisen tuen järjestelmä, jossa kirjaamisvelvoitteet lisääntyvät tuen voimistuessa.
Toisella asteella kaikille opiskelijoille laaditaan henkilökohtainen asiakirja: ammatillisessa koulutuksessa osaamisen kehittämisen suunnitelma hoks ja lukiokoulutuksessa opintosuunnitelma hops.
Oppimisen tuki esi- ja perusopetuksessa on uudistumassa. Jatkossa tuessa painotetaan ennakoivia ja yksilöllisiä toimia abstraktien tuen portaiden sijaan. Asiakirjojen määrän on tarkoitus vähentyä neljästä yhteen.
Heiskanen muistuttaa, että uudistus ei muuta hyvän kirjaamisen ydintä. Vaikka laki kirjaamisen rakenteista muuttuu, muut kokonaisuuden osat pysyvät ennallaan.
Opettajan on yhä ymmärrettävä oppijan tarpeet, hallittava tekstin muodostaminen ja pystyttävä sovittamaan kirjaaminen arkeensa.
– En osaa sanoa, mitä kirjaamisen määrälle tapahtuu, Heiskanen myöntää.
Irrallisuuden tunnetta voi lievittää
Jos kirjaaminen tuntuu varsinaisesta työstä irralliselta, ylimääräiseltä riesalta, havainto on Noora Heiskasen mukaan tärkeä. Sitä kannattaa pysähtyä pohtimaan.
– Mistä johtuu, että työhön kuuluva asia tuntuu irralliselta? Niin ei pitäisi olla.
Heiskanen kehottaa miettimään, miten dokumentin voisi kirjoittaa niin, että se liittyy opetukseen. Sisältöjen pohdinnan lisäksi suunnittelun merkityksen mieltäminen uudella tavalla voi auttaa.
– Suunnittelu auttaa tunnistamaan keskeisiä asioita ja vie kohti sitä, että ryhmän arjen saa järjestettyä mahdollisimman hyvin.
Oppilaalle dokumentointi on tärkeää ennen kaikkea hänen oikeusturvansa toteutumiseksi. Sen avulla varmistetaan, että oppilas saa tuen, johon hänellä on oikeus.
Opettajalle kirjaaminen voi olla monipuolinen työväline. Se on keino jäsennellä oppilaan tarvitsemaa tukea ja muistaa myöhemmin, mitä on puhuttu ja suunniteltu.
Kirjaamiseen liittyvissä keskusteluissa oppilas ja huoltajat pääsevät mukaan vaikuttamaan. Kirjaaminen on myös tapa jakaa tietoa.
– Esimerkiksi yläkoulussa monen ihmisen pitää tietää, mitä on otettava huomioon oppilaan kanssa.
Tutkimusten mukaan kirjaaminen toimii myös opettajan oman työn kehittämisen välineenä. Kirjatessaan asettuu havainnoimaan sitä, miten oma tekeminen vaikuttaa.
– Havainnot voivat olla kipeitäkin, mutta parhaimmillaan ne auttavat kehittymään ammattilaisena.
Tee suunnitelma, älä kuvausta
Hyvälle asiakirjalle on Noora Heiskasen mielestä olemassa vain yksi mitta: pystyykö sen mukaan toimimaan?
Jos dokumenttiin kirjataan, millainen oppilas on, mitä ongelmia hänellä on tai ettei hän ole oppinut, se ei vielä ohjaa tekemiseen.
– Hyvä asiakirja vie kaarta siihen, että mitä tehdään, kuka tekee ja missä tilanteissa. Tässä tulee silta opetustyöhön.
Suunnitelma-sana on hyvä lähtökohta.
– Jos muistaa tehdä suunnitelman, asiat menevät hyvin. Suunnitelma on jotain konkreettista.
Suunnitteluvaiheessa on hyvä miettiä, miten tuen vaikuttavuutta seurataan osana arkea. Se on tärkeämpää kuin sanamuotojen viilaus.
– Jos ei seurata, tehdäänkö asiat oikeasti, juuri siitä syntyy kokemus, ettei asiakirja liittynytkään mihinkään arjessa.
Olennaista ei ole niinkään se, kaivetaanko asiakirja myöhemmin esiin Wilmasta tai kaapista. Tärkeintä on, että suunniteltuja asioita ryhdytään oikeasti tekemään.
Entä kun arki tulee vastaan?
Sama asiakirja ja sen kirjaamisprosessit voivat saada hyvin erilaisen muodon eri kunnissa, päiväkodeissa tai kouluissa. Kirjaamiseen vaikuttaa paitsi lainsäädäntö myös sen paikallinen tulkinta, joka voi tehdä kirjaamisesta joko monimutkaisempaa tai sujuvampaa.
Jokaisen opettajan ja työyhteisön täytyy viime kädessä suunnitella kirjaamisen käytänteet itse. Ulkopuolelta siihen mahdotonta antaa kattavaa ohjetta, Noora Heiskanen sanoo.
Kirjaamista harvoin voi tehdä samaan aikaan kun opettaa tai on lasten kanssa, joten se vaatii oman ajan ja tilan. OAJ korostaa, että kirjaamiseen pitää kohdentaa riittävästi työaikaa.
– Moni sanoo, että ajatus kirjaamisesta tuntuu järkevältä, mutta arki tuottaa haasteita, Heiskanen sanoo.
Täydellisyyttä ja juuri oikeaa hetkeä ei kannata odottaa.
Kirjaamisjärjestelmä ja vaikkapa se, ketkä kaikki pääsevät näkemään asiakirjan, voi vaikuttaa siihen, miltä kirjaaminen tuntuu.
Kirjaamista voi myös mutkistaa esimerkiksi, jos on määrätty, että asiakirja pitää saada valmiiksi vanhempien kanssa keskustellessa. Kirjattava asia ei välttämättä ole hankala, mutta osalle ihmisistä sujuva tekstin tuottaminen muiden läsnä ollessa voi olla hankalaa.
Heiskanen muistuttaa, että täydellisyyttä ja juuri oikeaa hetkeä ei kannata odottaa. On ymmärrettävää, että kirjaaminen saattaa ahdistaa, koska kyseessä ovat isot asiat ja erilaisia väärin tekemisen mahdollisuuksia tuntuu olevan paljon.
Yksittäisiin sanoihin ei silti ole syytä juuttua. Heiskanen vakuuttaa, että tarkoituksenmukainen, kokonaisuutena toimiva paketti on riittävä.
– Kyllä opettajat osaavat kirjoittaa. Kannattaa luottaa itseensä.
Ihminen on lomaketta tärkeämpi
Miten lapsista puhutaan koulutusjärjestelmässä? Minkälaisena tietona ja kuvauksina oppijat ovat järjestelmässä läsnä? Miten dokumentointi nivoutuu laajempiin yhteiskunnallisiin kysymyksiin?
Nämä kysymykset ovat aina kiinnostaneet Noora Heiskasta. Ne saivat hänet hakeutumaan dokumentoinnin tutkijaksi. Hän työskentelee Itä-Suomen yliopistossa.
Heiskanen on aiemmin työskennellyt opettajana varhaiskasvatuksessa ja esiopetuksessa. Hän muistaa, miten veti ensimmäiset keskustelunsa tiukasti lomaketta ja kelloa seuraten.
Omia toimintatapoja muuttanut oivallus tuli, kun hän tunnisti, että keskustelussa on nousemassa esiin tärkeä ja herkkä asia.
– Ymmärsin, että en katso lomaketta vaan ihmistä ja kuuntelen, mitä hän sanoo. Tärkeää on juuri se tasapaino, että paperi ei ole pääosassa vaan ihmiset.
Parhaat kokemukset pedagogisesta kirjaamisesta Heiskanen on saanut huoltajan roolissa omien lasten keskusteluissa.
– Olen kohdannut valtavan hyviä ammattilaisia ja vaikuttuneena seurannut, miten hienosti he ovat osanneet toimia.
Maarit Alasuutari, Noora Heiskanen, Anja Rantala ja Tanja Vehkakoski: Hyvä pedagoginen kirjaaminen. PS-kustannus 2023.