Lisää tietoon pohjautuvia ratkaisuja kouluarkeen – datatyökalut opastavat hyviin päätöksiin

Monet opetusalan ammattilaiset haluaisivat hyödyntää kouludataa nykyistä tehokkaammin: tehdä jäsenneltyyn tietoon perustuvia päätöksiä opetusarjessa, oppilaiden tueksi. Ongelmana on kerätyn tiedon paljous. Tietoa ei saa ulos järjestelmistä helposti ja nopeasti.

Forssassa ja Kankaanpäässä on päätetty satsata tiedolla johtamiseen opetustoimessa. Tavoitteena on, että kouluissa kerätty oppilaisiin ja oppimiseen liittyvä tieto olisi helpommin sivistysjohtajan, rehtorin, opettajien ja oppilaishuollon ammattilaisten käytettävissä.

– Tallennamme kouluissa paljon tietoa, jota ei hyödynnetä mitenkään. Koitamme saada tästä tiedosta maksimaalisen hyödyn kouluarjen pyörittämiseen, sanoo Pekka Lavi, forssalaisen Akvarellin koulun lehtori sekä kaupungin perusopetuksen pedagoginen ICT-asiantuntija.

– Koulujen ohjelmistoista saisi paljon nykyistä enemmän irti, kankaanpääläisen Kangasmetsän koulun rehtori Kari Kähkönen sanoo.

Forssa ja Kankaanpää ovat mukana Opetushallituksen hankkeessa, jossa tiedolla johtamisen ja oppimisanalytiikan työkaluja kehitetään yhdessä. Oppimisanalytiikka avuksi oppimiseen -hankkeessa on mukana 15 kuntaa.

Projektissa mietitään, miten koulussa kerättyä tietoa saadaan sellaiseen muotoon, että se olisi käytettävissä nopeasti kouluarjen eri tilanteissa. Mukana on ammattilaisia sivistyshallinnosta, kouluista ja kuntien it-yksiköistä.

Kukin hankkeen kunta päättää itse, millä vauhdilla tuo uusia datatyökaluja kouluarkeen. Forssassa ja Kankaanpäässä ensimmäiset työkalut ovat kehitteillä. Forssassa ajatuksena on päästä käyttämään niitä vielä tämän vuoden puolella.

Kouludatan sydän on Primus, joka on suomalaisissa oppilaitoksissa laajasti käytössä oleva kouluhallinto-ohjelma. Sinne tallentuu kaikki koulun henkilökunnasta ja oppilaista kerätty tieto, myös opettajien tekemät Wilma-merkinnät.

Idea on, että tieto esitetään helposti ymmärrettävässä muodossa.

Kankaanpäässä tiedetään, että kehittämistyössä tarvitaan sekä kouluarjen tuntemusta että it-asiantuntijuutta. Tiedolla johtamisen työkaluja rakentaa it-osaaja, joka on taustaltaan luokanopettaja.

– Idea on, että tieto esitetään helposti ymmärrettävässä, visuaalisessa muodossa, rehtori Kähkönen sanoo.

Kähkönen ja Lavi näkevät valtavasti mahdollisuuksia datan hyödyntämisessä. Tarkemmin jäsennelty tieto antaa esimerkiksi sivistysjohtajalle paremman kokonaiskuvan kunnan koulujen tarpeista.

Käyttöä datalle voi olla myös budjetin valmistelussa ja kunnan kouluverkkoselvityksen laatimisessa.

– Tässä tuotetaan kuntapäättäjille tietoa siitä, miten kouluille saadaan jaettua tasapuolisesti opetuksen ja oppilashuollon resursseja, Lavi sanoo.

Kähkönen odottaa rehtorin työnsä helpottuvan, kun tulevaisuudessa tietoja ei tarvitse poimia manuaalisesti Primuksesta. Hän odottaa saavansa tarkempaa dataa omien ratkaisujensa tueksi.

Jäsennelty tieto auttaa esimerkiksi ryhmien muodostamisessa. Myös ohjaajien ja resurssiopettajien sijoittaminen luokkiin tasapuolisesti ja todellisen tarpeen mukaan käy vaivattomammin.

– Tieto auttaa sekä resurssien jakamisessa että lukuvuoden suunnittelussa, Kähkönen summaa.

Datatyökalut helpottavat myös opettajan arkea. Järjestelmään voisi kehitellä esimerkiksi automaattihälytyksen oppilaan tekemättömistä läksyistä, poissaoloista ja myöhästymisistä. Järjestelmä ilmoittaisi opettajalle, kun maksimimäärä rästejä tulee täyteen.

– Näin opettajan ei tarvitsisi laskea yksittäisten oppilaiden tuntimerkintöjä ja järjestelmä tukisi perustyötä. Tieto mahdollistaisi oppilaan tukemisen ja varhaisen vaiheen puuttumisen, Lavi sanoo.

Positiivisia Wilma-merkintöjä tehdään nyt jokaisessa koulussa.

Myös positiivisen kehityksen seurantatyökalut ovat mahdollisia. Opettaja voi esimerkiksi seurata, ovatko positiiviset Wilma-merkinnät vaikuttaneet oppilaan koulumenestykseen.

Yläkoulujen ja lukioiden ryhmänvalvojille datatyökalut toisivat tietoa oman ryhmän opintojen sujuvuudesta, vaikka ryhmää ei näkisi usein. Tietojen syöttämisessä koulun järjestelmiin täytyy olla yhteiset pelisäännöt, joita koko henkilökunta noudattaa. Tiedolla johtamisen työkaluja kannattaa kehittää vain laadukkaasta ja vertailtavasta tiedosta.

– Kaikki lähtee liikkeelle siitä, että Primus on kunnossa eli oikeat tiedot ovat oikeassa paikassa, Lavi sanoo.

Forssassa lähtökohta on sikäli hyvä, että siellä on yhdenmukaistettu koulujen Wilma-käytäntöjä ja koulutettu opettajia useamman vuoden ajan. Ajatus käytäntöjen yhtenäistämisestä lähti tasapuolisuudesta. Esimerkiksi positiivisia Wilma-merkintöjä tehdään nyt jokaisessa koulussa.

– Jokainen lapsi saa samoin periaattein merkintöjä Wilmaan koulusta riippumatta, Lavi summaa.

Rehtori Kähkönen korostaa, että tiedolla johtamisen työkalujen kehittäminen vaatii resursseja. Kankaanpään kouluissa yksi henkilö kehittää työkaluja päätoimisesti.

Forssassa Lavi omistaa kehitystyölle päivän viikossa, apuna ovat myös apulaisrehtori ja kunnan it-asiantuntija.

Opettajan näkökulmasta on motivoivaa, että tulevaisuudessa Wilma-merkinnät eivät ole vain viestintää kotiväelle. Jatkossa opettajat voivat hyödyntää aiempien kirjauksien tietoja itsensä ja oppilaiden hyväksi.

– On tärkeää viestiä opettajille hyödyistä. Datan hyödyntäminen helpottaa esimerkiksi vanhempainvarttien pitämistä ja luokan seurantaan.

Tulevaisuuden mahdollisuudet kiehtovat Pekka Lavia ja Kari Kähköstä. Datatyökaluilla voidaan seurata pitkän aikavälin muutoksia niin luokan, koulun kuin kunnan opetustoimen tasolla.

– Voidaan esimerkiksi selvittää, tuottaako pienempi opetusryhmä tai laaja-alaisten erityisopettajien työpanos alaluokilla parempia oppimistuloksia pitkällä aikavälillä, Kähkönen sanoo.

Hänen mukaansa hanke on ennen kaikkea avannut silmät sille, miten monella tavalla kouluissa kerättyä dataa voi tulevaisuudessa hyödyntää.

– Olemme vasta raapaisseet pintaa.

Hankkeen verkkosivut:

 koulusta.fi